Privacyverklaring – AICollega’s

Inleiding
Bij AICollega’s vinden we jouw privacy belangrijk. We gaan dan ook zorgvuldig en transparant om met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, website of AI-platform.Verwerkingsverantwoordelijke
AICollega’s is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens we verwerken, met welk doel en hoe we die gegevens beschermen – volledig in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Onze diensten
AICollega’s biedt een digitale leeromgeving waarin medewerkers van bedrijven leren werken met AI-tools via praktijkgerichte persona’s en usecases. Denk aan toegang tot de AICollega’s Hub, onboardingtrainingen en gepersonaliseerde AI-collega’s zoals Hannah van HR of Creatieve Sanne.De leeromgeving (AICollega’s Hub) wordt beheerd door een externe dienstverlener. AICollega’s verwerkt zelf geen persoonsgegevens binnen deze omgeving. Eventuele gegevensverwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de externe leverancier, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten om jouw gegevens conform de AVG te beschermen.

Categorieën personen
Wij verwerken persoonsgegevens van: Gebruikers: mensen die onze website bezoeken.Klanten: contactpersonen van bedrijven die klant zijn of worden van AICollega’s.Leveranciers: partners of dienstverleners met wie wij samenwerken.Sollicitanten: personen die bij AICollega’s solliciteren of interesse tonen in een functie.Derden: overige personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze bedrijfsvoering.Minderjarigen
Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen dan ook niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien je vermoedt dat wij per ongeluk gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op. Wij verwijderen deze gegevens direct.

Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw relatie met AICollega’s verwerken wij onder meer de volgende gegevens:
Gebruikers (website): IP-adres, apparaatinformatie, browsergegevens
Cookies en interactiegegevens (zie cookieverklaring)

Geregistreerde gebruikers van de hub:
AICollega’s verwerkt zelf geen persoonsgegevens van gebruikers binnen de leeromgeving (AICollega’s Hub). De verwerking van gegevens zoals gebruikersactiviteit of accountinformatie gebeurt door de externe platformleverancier. Wij hebben passende afspraken gemaakt over de beveiliging en vertrouwelijkheid van deze gegevens.

Klanten:Bedrijfsgegevens en contactgegevensInformatie over afgenomen diensten, facturatie- en betaalgegevens

Leveranciers:
Contactgegevens, bankgegevens, KvK-nummerAfspraken over samenwerking en geleverde diensten

Sollicitanten: CV, contactgegevens, motivatie, opleidings- en werkervaringEventuele referenties of screeningdocumenten

Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens:Rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via formulieren of inschrijvingenAutomatisch, via cookies en analytische toolsVan derden, zoals via je werkgever of zakelijke partners

Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke basis voor is:Voor de uitvoering van een overeenkomstOm te voldoen aan een wettelijke verplichtingOp basis van jouw toestemmingOp basis van een gerechtvaardigd belang (zoals verbetering van onze dienstverlening)

Doeleinden van verwerking
We verwerken jouw gegevens voor de volgende doelen:
Verzenden van relevante informatie of nieuwsbrieven (alleen met toestemming)
Facturatie en administratieOnderhouden van klant- en leveranciersrelaties
Sollicitatieprocedures afhandelen
Verbeteren van onze dienstverlening en gebruikservaring

Gebruik van verwerkers
Voor het aanbieden van onze diensten maken wij gebruik van gespecialiseerde externe dienstverleners (verwerkers). Zij ondersteunen ons bijvoorbeeld bij hosting, e-mailverzending of het beheren van de leeromgeving. Wij zorgen ervoor dat deze partijen voldoen aan de vereisten van de AVG en sluiten verwerkersovereenkomsten waarin onder andere geheimhouding, beveiliging en bewaartermijnen zijn vastgelegd.

Delen van persoonsgegevens
Wij delen jouw gegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk hierbij aan hostingpartners, e-mailproviders of boekhoudsystemen. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af.

Cookies
Wij gebruiken functionele, analytische en (met toestemming) tracking cookies. In onze cookieverklaring vind je meer informatie en kun je jouw voorkeuren beheren.Doorgifte buiten de EER
Soms moeten we persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Dat doen we alleen als deze landen een passend beschermingsniveau bieden, of als er andere waarborgen zijn volgens de AVG.Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Denk aan versleuteling, veilige verbindingen (SSL) en toegangsbeheer.

Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten:Recht op inzage, correctie en verwijderingRecht op dataportabiliteitRecht op beperking of bezwaar tegen verwerkingRecht om toestemming in te trekkenRecht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit PersoonsgegevensVerzoeken kun je indienen via: privacy@aicollegas.nl

We reageren binnen vier weken.

Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie is altijd te vinden op www.aicollegas.nl.

Laatst gewijzigd: 10 april 2025

‍Contact
AICollega’s
E-mail: privacy@aicollegas.nl
Website: www.aicollegas.nl