Algemene Voorwaarden van AI Collega's

1. Inleiding

AI Collega's is een handelsnaam van AI Collega's B.V., statutair gevestigd te Roggestraat 111 te Apeldoorn, Nederland, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97531855.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en producten die onder de naam AI Collega's worden aangeboden.

2. Definities

In deze Algemene Voorwaarden worden de volgende termen met de daarachter genoemde betekenis gebruikt, tenzij expliciet anders aangegeven:

3. Toepasselijkheid

4. Offertes

5. Totstandkoming en prijsmodellen

5.1 Totstandkoming

De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de offerte schriftelijk accepteert of wanneer AI Collega's met de werkzaamheden begint na instemming van de Klant.

5.2 Prijsmodellen

AI Collega's hanteert twee prijsmodellen:

• Optie 1: Zonder eenmalige ontwikkelkosten, met doorlopende maandelijkse kosten (vereist jaarcommitment)
• Optie 2: Met eenmalige ontwikkelkosten, met lagere doorlopende maandelijkse kosten

5.3 Opzegtermijn

Bij Optie 1 (zonder eenmalige kosten): Het eerste jaar geldt een jaarcommitment. Tussentijdse opzegging is alleen mogelijk tegen betaling van een afkoopsom gelijk aan de resterende maandelijkse kosten tot het einde van het eerste jaar. Na het eerste jaar geldt een opzegtermijn van 2 maanden.

Bij Optie 2 (met eenmalige kosten): De overeenkomst voor doorlopende diensten kan na het eerste jaar worden opgezegd met een opzegtermijn van 2 maanden tegen het einde van de contractperiode.

Opzegging dient schriftelijk te geschieden.

6. Uitvoering van het project

6.1 Projectaanpak

De uitvoering van het project geschiedt volgens de in de offerte beschreven scope en planning. Een standaard project omvat:

• Een kick-off meeting
• Ontwikkelfasen (workflowopbouw, prompting)
• Twee reviewmomenten voor feedback
• Oplevering en overdracht

De scope is limitatief gedefinieerd in de offerte. Functionaliteiten of werkzaamheden die niet expliciet in de offerte zijn genoemd, vallen buiten de scope en worden als meerwerk beschouwd.

6.2 Medewerking Klant

De Klant draagt er zorg voor dat alle gegevens, toegangen en medewerking die AI Collega's nodig heeft voor de uitvoering, tijdig worden verstrekt. Dit omvat toegang tot systemen, API's, accountgegevens, testdata en tijdige feedback tijdens reviewmomenten.

Indien de Klant niet tijdig de benodigde informatie of medewerking verstrekt, behoudt AI Collega's zich het recht voor de uitvoering op te schorten en/of termijnen aan te passen.

6.3 Inzet derden

AI Collega's heeft het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

7. Review en acceptatie

7.1 Reviewmomenten

Tijdens het project zijn maximaal twee reviewmomenten ingepland. De Klant dient binnen 7 werkdagen na een reviewmoment schriftelijk feedback te geven. Bij uitblijven van feedback wordt het onderdeel als goedgekeurd beschouwd.

Per reviewmoment zijn maximaal 2 revisierondes inbegrepen. Verdere aanpassingen worden als meerwerk gefactureerd.

7.2 Oplevering

Na het laatste reviewmoment levert AI Collega's het project op. De Klant heeft 14 dagen om het project te evalueren en eventueel schriftelijk af te keuren indien het niet voldoet aan de overeengekomen specificaties.

Bij uitblijven van afkeuring binnen 14 dagen wordt het project als geaccepteerd beschouwd.

8. Betaling

8.1 Betalingstermijn

Alle bedragen zijn exclusief BTW. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.

8.2 Facturering

Bij Optie 1 worden de maandelijkse kosten vooraf gefactureerd. Bij Optie 2 wordt de eenmalige ontwikkelsom bij aanvang gefactureerd en de doorlopende kosten jaarlijks vooraf.

8.3 Betalingsachterstand

Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd. De Klant is tevens gehouden tot vergoeding van alle buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten.

8.4 Opschorting dienstverlening

Bij betalingsachterstand behoudt AI Collega's zich het recht voor de dienstverlening op te schorten totdat alle openstaande bedragen zijn voldaan.

8.5 Prijsaanpassing en indexering

De abonnementsfee wordt jaarlijks per 1 januari automatisch aangepast conform het CBS consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het voorafgaande jaar, met een minimum van 0% en een maximum van 10%. Indexering wordt minimaal 60 dagen vooraf gecommuniceerd.

AI Collega's kan de prijzen voor doorlopende diensten ook tussentijds aanpassen. Prijswijzigingen boven de automatische indexering worden minimaal 2 maanden vooraf aangekondigd. Bij een prijsverhoging van meer dan 10% heeft de Klant het recht de overeenkomst te beëindigen met een opzegtermijn van 1 maand.

9. Dienstverlening AI Collega en Platform

9.1 Dienstverlening

AI Collega's levert op maat gemaakte AI Collega's die zijn afgestemd op de unieke bedrijfsprocessen van de Klant. De AI Collega's zijn toegankelijk via het AI Collega's HUB platform. AI Collega's streeft naar een uptime van 99% op maandbasis, exclusief gepland onderhoud dat vooraf wordt aangekondigd.

9.2 Fair Use Policy

Het abonnement omvat een Fair Use Limiet zoals vermeld in de offerte. Bij overschrijding van de Fair Use Limiet behoudt AI Collega's zich het recht voor additionele kosten in rekening te brengen of de dienstverlening tijdelijk te beperken.

Overschrijding Fair Use: Bij overschrijding van de token-limiet gelden de volgende indicatieve tarieven:

• Snelle modellen: €5,00 per 1 miljoen tokens
• Geavanceerde modellen: €20,00 per 1 miljoen tokens

9.3 Implementatie en ondersteuning

AI Collega's biedt ondersteuning bij de implementatie en integratie. Support wordt geboden tijdens kantooruren (09:00-17:00, werkdagen) met een streven naar reactietijd van 24 uur voor standaard vragen.

10. Gebruik van AI Collega's en AI Collega's Hub

10.1 Toegang en gebruik

De toegang tot AI Collega's en het AI Collega's HUB is persoonlijk en exclusief voor medewerkers van de Klant. Het is niet toegestaan inloggegevens te delen of derden toegang te verlenen zonder voorafgaande toestemming.

10.2 Verantwoordelijkheden Klant

De Klant is verantwoordelijk voor alle input die wordt verstrekt aan de AI Collega's en moet ervoor zorgen dat deze geen inbreuk maakt op rechten van derden. De Klant dient AI-gegenereerde output te controleren en te valideren voordat deze wordt gebruikt voor bedrijfskritieke beslissingen.

10.3 Verboden gebruik

Het is verboden de diensten te gebruiken voor:

• Illegale doeleinden of het genereren van schadelijke content
• Activiteiten die in strijd zijn met de EU AI Act
• Reverse engineering of decompilatie
• Automatisering of scripts die het platform overbelasten

11. Data en privacy

11.1 Gebruik derde partijen

AI Collega's maakt gebruik van diverse API's en diensten van derden (zoals AI-providers, scraping-tools, CRM-systemen). De Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van benodigde licenties en accounts bij deze derden, tenzij anders overeengekomen.

11.2 Data-eigendom en verwerking

Data die door de AI Collega wordt verwerkt, blijft eigendom van de Klant. AI Collega's verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van de diensten en in overeenstemming met de AVG/GDPR. Voor uitgebreide informatie wordt verwezen naar de privacyverklaring.

11.3 Data locatie

Alle gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

11.4 Data export bij beëindiging

Bij beëindiging heeft de Klant het recht om binnen 30 dagen een export van eigen data op te vragen.

11.5 Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen. Deze verplichting blijft bestaan gedurende 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst.

12. Intellectueel eigendom

12.1 Eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door AI Collega's ontwikkelde AI Collega's, workflows, system prompts en code berusten bij AI Collega's.

12.2 Gebruiksrecht Klant

Na volledige betaling verkrijgt de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de op maat ontwikkelde AI Collega voor gebruik binnen de eigen organisatie. Het is de Klant niet toegestaan de AI Collega door te verkopen, te verhuren, te kopiëren of te gebruiken voor het ontwikkelen van concurrerende producten.

12.3 Klant-specifieke ontwikkelingen

Maatwerk ontwikkelingen die specifiek voor de Klant worden gemaakt blijven eigendom van de Klant voor intern gebruik. AI Collega's behoudt het recht om onderliggende technologie en methodologie te gebruiken voor andere klanten.

12.4 AI-Output eigendom

AI-gegenereerde output op basis van klantinput wordt beschouwd als afgeleid werk van de oorspronkelijke input en blijft eigendom van de Klant.

12.5 Feedback en verbeteringen

Door het verstrekken van feedback, suggesties of ideeën verleent de Klant AI Collega's een royalty-vrije, wereldwijde licentie om deze te gebruiken voor verbetering van bestaande diensten en ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten.

13. AI-Compliance en disclaimer

13.1 EU AI Act Compliance

AI Collega's streeft ernaar de diensten te leveren in overeenstemming met de eisen van de EU AI Act en andere relevante wetgeving. AI Collega's zijn ontworpen als "AI-systemen met beperkt risico" volgens de classificatie van de EU AI Act.

13.2 AI output disclaimer

AI-gegenereerde content is gebaseerd op statistische patronen en kan feitelijke onjuistheden bevatten. De Klant is verantwoordelijk voor het controleren en valideren van AI-output voordat deze wordt gebruikt. AI Collega's geeft geen garantie over de juistheid, volledigheid of geschiktheid van AI-gegenereerde content voor specifieke doeleinden.

14. Aansprakelijkheid

14.1 Beperking van aansprakelijkheid

AI Collega's is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot:

• Bij doorlopende diensten: het bedrag van de in de drie maanden voorafgaand aan de schade betaalde abonnementsfee
• Bij eenmalige projecten: het voor het betreffende project gefactureerde bedrag
• In alle gevallen met een absoluut maximum van €10.000

14.2 Uitgesloten schade

AI Collega's is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, schade door verlies van data, schade door storingen of uitval, schade door derde partijen (API-leveranciers, hosting providers), of schade door wijzigingen aangebracht door de Klant.

14.3 Voorwaarden

Aansprakelijkheid ontstaat alleen indien de Klant AI Collega's direct schriftelijk in gebreke stelt met een redelijke hersteltermijn. Vorderingen vervallen na 12 maanden.

15. Overmacht

15.1 Definitie

AI Collega's is niet gehouden tot nakoming bij overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: storingen in energie- of internetvoorziening, uitval van externe AI-diensten, overheidsmaatregelen, cyberaanvallen, ziekte van kritiek personeel, brand, natuurrampen, oorlog, terrorisme of andere omstandigheden buiten de controle van AI Collega's.

15.2 Langdurige overmacht

Bij overmacht van meer dan 30 dagen kan AI Collega's de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

15.3 Compensatie

Bij kortdurende overmacht wordt de abonnementsfee naar rato verlengd.

16. Wijzigingen en meerwerk

Wijzigingen in de scope zijn alleen mogelijk met wederzijdse instemming. Extra werkzaamheden worden als meerwerk beschouwd en apart gefactureerd tegen het geldende uurtarief. AI Collega's informeert vooraf over meerwerk en de kosten.

17. Beëindiging

17.1 Reguliere beëindiging

De overeenkomst voor projectwerkzaamheden eindigt na acceptatie. De overeenkomst voor doorlopende diensten kan worden opgezegd conform de in artikel 5.3 genoemde opzegtermijnen. Opzegging dient schriftelijk te geschieden.

17.2 Directe beëindiging

AI Collega's kan de overeenkomst direct beëindigen bij:

• Het niet nakomen van betalingsverplichtingen na ingebrekestelling
• Misbruik van de diensten
• Gebruik voor illegale doeleinden
• Faillissement van de Klant

Beide partijen kunnen de overeenkomst direct beëindigen indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet en de tekortkoming niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld.

17.3 Gevolgen beëindiging

Bij beëindiging vervalt alle toegang per direct. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd, behoudens bij beëindiging door AI Collega's zonder geldige reden. De Klant heeft het recht om binnen 30 dagen een export van eigen data op te vragen. Openstaande betalingsverplichtingen blijven van kracht.

18. Wijziging van Voorwaarden

18.1 Wijzigingsrecht

AI Collega's behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf gecommuniceerd. Substantiële wijzigingen die de rechten van klanten beperken worden minimaal 60 dagen vooraf aangekondigd.

18.2 Opzeggingsrecht

Klanten hebben het recht de overeenkomst op te zeggen binnen 30 dagen na aankondiging van wijzigingen, met ingang van de datum waarop de nieuwe voorwaarden zouden gelden.

18.3 Acceptatie door gebruik

Indien de Klant na de ingangsdatum van nieuwe voorwaarden gebruik blijft maken van de diensten, worden de nieuwe voorwaarden geacht te zijn geaccepteerd.

19. Referentierecht

AI Collega's heeft het recht om de Klant te vermelden als referentie, tenzij de Klant schriftelijk bezwaar maakt.

20. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Arnhem.